​Como acabar com a erva daninha do trabalho atual: o email

Quem nunca eliminou em bloco as mensagens da caixa de correio, sobretudo, no regresso das férias ou de uma pausa de trabalho mais prolongada? Quem nunca desesperou à procura de determinado email, num emaranhado de tantos outros? Quem nunca terminou várias vezes uma conversa que alguém insiste em prolongar numa troca interminável de emails?

Desde Adam Smith que se discute a produtividade e o trabalho com valor agregado, mas no final do século XX a preocupação era fazer o máximo no mínimo tempo possível.

Agora, as teorias de gestão de tempo mais comentadas e replicadas nas redes sociais, os autores que esgotam edições, defendem o contrário: é fazendo menos que se faz mais.

Confuso? Não, não se trata de um apelo à preguiça, mas antes uma resposta à “enxurrada implacável de mensagens e conversas” que define o trabalho atual, explica um desses gurus, Cal Newport, professor de Ciências Informáticas na Universidade de Georgetown.

Newport diz que a abordagem atual ao trabalho “está doente” e explora soluções que permitam manter os limites entre a vida profissional e familiar, produzir em ambientes desafiantes sem perder o foco e explorar novas ferramentas com criatividade.

Já escreveu sete livros e vendeu mais de 20 milhões de cópias. No último “Um Mundo sem Email” (Ed. Actual), defende processos claros no local de trabalho, que definam como as tarefas são identificadas, atribuídas e revistas.

O objectivo é reduzir as tarefas administrativas, para que cada um trabalhe em menos coisas, mas as faça melhor.

Outra ideia essencial é simplificar a comunicação, sobretudo quando é importante. O dia deixa de estar centralizado nas caixas de correio e canais de conversa rápida.

Dicas para gerir o email

O correio eletrónico não é apresentado com manual de instruções nem advertências sobre efeitos adversos decorrentes de uso excessivo ou incorreto, mas devia.

Em alternativa, Carl Newport reuniu três regras para o uso saudável e produtivo desta ferramenta. Ou seja, em que circunstâncias deve ser enviado um email:

1. Para anunciar informação que não requer resposta;
2. Para questões não urgentes e de resposta simples (como perguntar a que horas decorre determinado evento ou onde devem ser colocados determinados ficheiros);
3. Para enviar ficheiros, documentos e afins.

Newport aponta ainda alternativas ao email, que começam pela concentração da comunicação dentro das horas de trabalho. Sempre que é necessário trocar informações, a comunicação deve ser feita por canais diretos, em presença ou com interação direta.

Há ainda formas de agilizar procedimentos, como criar agendas partilhadas de preparação de reuniões, que permitem reunir informação com o conhecimento e contributo de todos, sem interromper o trabalho de cada um.

São dicas que o próprio Carl Newport partilha também no podcast “Deep Questions”, onde responde a dúvidas colocadas directamente pelos ouvintes.

Nas obras anteriores do escritor, destaque para “Deep Work”, também traduzido para português, onde Carl Newport defende a reorganização do trabalho, com menos redes sociais e mais foco, o que deixa também mais espaço para a criatividade e o pensamento estratégico. Uma ideia que desenvolve em “Minimalismo Digital”, onde explora o conceito de detox digital.

Concluindo, menos computadores e mais tédio é a forma de resolver os problemas mais profundos. O email deve ser utilizado de forma moderada. Reduza a presença nas redes sociais, use apenas as que garantem retorno positivo.